Wat is een taxi op rekening?
Taxi op rekening, ook wel bekend als zakelijk taxivervoer, is een dienst waarbij bedrijven en particulieren gebruik kunnen maken van taxivervoer zonder direct te hoeven betalen. In plaats daarvan wordt er achteraf een factuur gestuurd voor de gemaakte ritten.
Voordelen voor bedrijven
Voor bedrijven biedt een taxi op rekening verschillende voordelen. Het bespaart tijd bij het afrekenen, vereenvoudigt de administratie en biedt een compleet overzicht van alle taxiritten. Daarnaast kunnen bedrijven vaak BTW terugvorderen op de taxikosten.
Voordelen voor werknemers
Werknemers hoeven niet zelf de taxi voor te schieten en declaraties in te dienen. Ze kunnen eenvoudig gebruik maken van de taxiservice zonder zich zorgen te maken over de betaling.
Hoe werkt het in de praktijk?
Aanvragen en registratie
Bedrijven kunnen zich aanmelden bij een taxibedrijf voor een zakelijk account. Hierbij worden meestal enkele gegevens gevraagd:
- KvK-nummer
- Bedrijfsgegevens
- Contactpersoon
- Facturatiegegevens
Rittenregistratie
Bij elke rit wordt een bon gemaakt met daarop:
- Datum en tijd
- Begin- en eindbestemming
- Ritprijs
- Naam van de passagier
- Eventueel kostenplaats of projectnummer
Administratieve afhandeling
Facturatie
Meestal wordt er maandelijks een verzamelfactuur gestuurd met een specificatie van alle ritten. Deze factuur bevat alle wettelijk verplichte elementen zoals BTW-specificatie en betalingstermijn.
Controle en betaling
De financiële administratie kan de ritten controleren en de factuur volgens de gebruikelijke procedure verwerken en betalen.
Belangrijke aandachtspunten
Autorisatie
Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie gebruik mag maken van de taxi op rekening. Sommige bedrijven werken met pasnummers of codes om ongeoorloofd gebruik te voorkomen.
Gebruiksvoorwaarden
Let op de voorwaarden van het taxibedrijf, zoals:
- Minimale omzet
- Betalingstermijnen
- Geografisch werkgebied
- Annuleringsvoorwaarden
Conclusie
Een taxi op rekening is een handige service voor bedrijven die regelmatig gebruik maken van taxivervoer. Het biedt gemak voor zowel werkgever als werknemer en zorgt voor een overzichtelijke administratie. Wel is het belangrijk om goede afspraken te maken over het gebruik en de voorwaarden goed door te nemen.
