Personeelsplanning – ook wel workforce planning genoemd – is het proces waarbij organisaties bepalen hoeveel en welke soort medewerkers nodig zijn om hun doelen te bereiken. Concreet betekent dit het analyseren van de huidige personeelsbezetting, het voorspellen van toekomstige personeelsbehoeften en het ontwikkelen van strategieën om altijd de juiste mensen op de juiste plek te hebben.
Belangrijkste vier kenmerken van een personeelsplanning
De belangrijkste aspecten en tegelijkertijd kenmerken van een personeelsplanning zijn:
1. Kwantitatieve planning
Dit betreft het bepalen van het benodigde aantal medewerkers op basis van factoren zoals werklast, pieken en dalen in de vraag, en verwachte in- en uitstroom van personeel.
2. Kwalitatieve planning
Dit houdt in: het vaststellen van de vereiste vaardigheden, competenties en kwalificaties die nodig zijn om de taken en doelstellingen van de organisatie uit te voeren.
3. Tijdlijn
De personeelsplanning vindt plaats op strategisch (lange termijn), tactisch (middellange termijn) en operationeel (korte termijn) niveau om op die manier altijd de juiste mensen op de juiste plek te hebben.
4. Doelstellingen
De belangrijkste doelen van een personeelsplanning zijn het optimaal benutten van personeel, het beheersen van personeelskosten, het behouden van flexibiliteit én het waarborgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.
Waarom is personeelsplanning belangrijk?
Een personeelsplanning is voor elk bedrijf met medewerkers een belangrijk onderdeel dat niet mag worden onderschat. Dit zijn redenen waarom het zo belangrijk is:
- Kostenbeheersing
- Productiviteit verhogen:
- Risicobeheersing
- Voldoen aan wettelijke vereisten
Qua kosten heb je beter grip op wat er komen gaan. Op het gebied van productiviteit weet je veel beter wat je personeel daadwerkelijk oplevert. Datzelfde geldt voor risicobelasting. Qua wettelijke eisen is het goed om overzicht te hebben op je personeelsplanning.
In 5 stappen een personeelsplanning maken
Een effectieve personeelsplanning bestaat uit meerdere stappen. Deze vijf stappen zijn zonder meer belangrijk:
- Analyse van de situatie
Dit begint met een grondige analyse van de huidige personeelsbezetting. Hierbij wordt gekeken naar de huidige medewerkers, hun vaardigheden, prestaties en hoeveelheden. - Voorspelling behoeften
Dit omvat het voorspellen van toekomstige personeelsbehoeften op basis van de doelen van de organisatie, markttrends en andere relevante factoren zoals bijvoorbeeld de seizoenen. - Gap-analyse
Hierin worden de verschillen tussen de huidige personeelsbezetting en de toekomstige behoeften in kaart gebracht. Dit helpt bij het bepalen welke posities moeten worden ingevuld en welke vaardigheden nodig zijn. - Actieplannen
Dit kan inhouden: het aannemen van nieuw personeel, het trainen van huidige medewerkers of het outsourcen van bepaalde functies. - Personeelsplanning implementeren
De laatste stap is het implementeren van de plannen en het bijhouden van de voortgang. Dit zorgt ervoor dat de personeelsbezetting steeds aansluit bij de behoeften van de organisatie.
Uitdagingen in een personeelsplanning
Hoewel personeelsplanning cruciaal is, brengt het ook flink wat uitdagingen met zich mee:
- Onvoorspelbaarheid van de markt
- Veranderde voorkeuren van werknemers
- Technologische veranderingen (AI bijvoorbeeld)
- Het bijhouden van werktijden
- Het kiezen van een juiste software
Met andere woorden: een personeelsplanning is belangrijk iets voor bedrijven, maar het vergt behoorlijk wat kundigheid en aandacht. Het is vooral belangrijk om flexibel te blijven en regelmatig de plannen bij te stellen op basis van nieuwe informatie en veranderende omstandigheden. Zo blijf je als organisatie altijd voorbereid op de toekomst en kun je je doelen effectief bereiken.
Tot slot: personeelsplanning onmisbaar?
Een personeelsplanning zorgt ervoor dat de juiste werknemers op het juiste moment op de juiste plek aanwezig zijn. Dit zorgt er niet alleen voor dat het bedrijf goed draait, maar ook dat de werknemers het naar hun zin hebben. Als je het goed plant, heb je namelijk ook weinig gezeur met overuren of werktijden die personeel liever niet draait. Een software is hierbij écht nodig om je personeelsplanning goed te organiseren.
