Electronic Data Interchange staat afgekort voor EDI. Dit gaat over het elektronisch uitwisselen van bedrijfsdocumenten zoals bestellingen, rekeningen, berichten, bevestigingen en nog veel meer. Deze documenten zijn op een bepaalde manier opgebouwd, waardoor deze bedrijfsdocumenten te gebruiken zijn voor terugkerende transacties. Op deze documenten vind je financiële, logistieke of commerciële gegevens terug. Waarbij het belangrijk is dat alle informatie precies klopt.
Voor EDI-communicatie is specifieke software benodigd die de volgende processen uitvoert:
- Het omzetten van gegevens naar een afgesproken EDI-standaard.
- Een gebruiksvriendelijke interface waarin al deze processen inzichtelijk zijn.
- Gegevens uitwisselen met relevante partners.
Bovendien is de beveiliging van EDI-berichtenverkeer belangrijk. Verschillende beveiligde netwerken en communicatieprotocollen, zoals Value Added Network (VAN) en OFTP2, zorgen voor een veilige manier van gegevens uitwisselen.
Meer informatie? Klik op de link om meer te leren over EDI en hoe je dit toepast in een organisatie.
Standaarden en formaten
Het EDI-berichtenverkeer verloopt altijd volgens een afgesproken standaard. Hierdoor praten softwaresystemen van verschillende bedrijven altijd dezelfde ‘taal’ en maak je het uitwisselen van gegevens zo effectief mogelijk. We onderscheiden EDI-standaarden en EDI-berichtformaten. Deze begrippen hebben de volgende betekenis:
EDI-standaarden
Overeengekomen regels en structuren waarmee je bepaalt hoe je EDI-berichten opbouwt en verstuurt. Denk hierbij aan het datamodel, de taalregels en volgorde. Enkele bekende EDI-standaarden zijn EDIFACT, XML, en JSON.
EDI-berichtformaten
Denk aan berichten zoals bestellingen, facturen of meldingen. Ieder berichttype heeft zijn eigen structuur en eisen. Voorbeelden zijn het ORDERS bericht (voor bestellingen) of het INVOIC bericht (voor facturen).
Wat zijn de belangrijkste voordelen?
EDI heeft voor veel bedrijven en sectoren een enorm verschil gemaakt in de manier waarop zij informatie delen en verwerken. Hieronder staan de belangrijkste voordelen van EDI:
- Kleinere kans op menselijke fouten door minder handmatige invoer.
Met EDI is er een aanzienlijke vermindering van menselijke fouten. Dit komt door de mate waarin je dataverkeer automatiseert en handmatige invoer minimaliseert.
- Snellere uitwisseling van informatie en kortere doorlooptijd van orders.
EDI maakt het mogelijk om data direct te verzenden en ontvangen. Hierdoor verloopt de communicatie met partners veel efficiënter dan bij alternatieven. Hierdoor verlopen bestellingen en andere bedrijfsprocessen veel sneller dan voorheen.
- Minder papierwerk.
Papieren documenten vervang je door elektronische berichten. Dit zorgt ervoor dat je veel minder papier hoeft te gebruiken en verkleint jouw ecologische voetafdruk.
- Waardecreatie voor klanten staat centraal.
Het automatiseren van routinematige taken zorgt ervoor dat er meer tijd is voor strategisch nadenken, klantrelatiebeheer en productontwikkeling. Kortom, taken waarmee je waarde toevoegt.
- Betere samenwerking met partners.
Met EDI bevorder je de samenwerking tussen de organisatie en partners. Door EDI-standaarden en EDI-berichtformaten is het namelijk veel eenvoudiger om informatie uit te wisselen.
