De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het omvat de automatisering van een organisatie om zo alle bedrijfsprocessen in één systeem te vatten. In het Nederlands wordt ERP software of ERP systeem veelal als synoniem gebruikt.
Het doel van ERP
Het doel van ERP is dat alle bedrijfsrelevante middelen in het bedrijf op het juiste moment op de juiste plaats in de vereiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie beschikbaar zijn.
In een zakelijke context wordt onder een hulpmiddel zowel materiële als immateriële goederen van bedrijfsrelevante aard verstaan zoals financiële middelen, grondstoffen en werknemers.
De functie van ERP-software
ERP software is in staat om alle bedrijfsprocessen van een bedrijf aan de softwarekant centraal in kaart te brengen. Deze processen kunnen vervolgens binnen het systeem worden uitgevoerd
Bedrijven kunnen waardevolle middelen besparen door bestaande processen efficiënter in te richten met behulp van ERP. Deze kunnen dan gericht elders worden ingezet. Op deze manier kan het gebruik van adequate software een belangrijke bijdrage leveren aan het blijvende zakelijke succes van een bedrijf.
Onderscheidende kenmerken van ERP-software
Om van het volledige potentieel van ERP-software te profiteren moet deze echter ook geschikt zijn voor gebruik in het betreffende bedrijf. Belangrijkste onderscheidende kenmerken zijn hier vooral aanwezig
- De branche waarop de software is gericht
- De functionaliteiten van de ERP-software
- De schaalbaarheid van de ERP-software
- De gebruikte technologieën
Belangrijke ERP-functies
Welke specifieke functies een ERP-software heeft, verschilt van systeem tot systeem. Er zijn echter typische functionele gebieden die kenmerkend zijn voor dit soort bedrijfssoftware. Dit omvat bijvoorbeeld administratie, inkoop en sales. Andere veelvoorkomende modules zijn CRM, HRM en DMS. Welke specifieke functies in elk geval nodig zijn, is afhankelijk van het betreffende bedrijf.
Structuur van een ERP-software
Sommige ERP-systemen zijn modulair opgebouwd. Een module bevat bepaalde functies die relevant zijn voor een specifiek bedrijfsgebied. Andere providers stellen hun software echter in verschillende versies beschikbaar. Er is bijvoorbeeld een standaard-, geavanceerde of premium-versie beschikbaar. Het scala aan functies varieert dan tussen de afzonderlijke versies, zodat voor elk bedrijf een passend ERP-systeem te vinden is.
Verschillende licentiemodellen
Wat betreft de gebruikte technologieën speelt het licentiemodel een grote rol in ERP-systemen. In wezen moet hier onderscheid worden gemaakt tussen lokale en Cloud gebaseerde ERP-software.
Lokale ERP-software
Lokale ERP-software wordt ook wel on-premises software genoemd, omdat deze bij het bedrijf wordt geïnstalleerd en van daaruit wordt bediend. Met dit licentiemodel is het bedrijf eigenaar van de hardware en software en heeft daarmee niet alleen de volledige controle over het systeem, maar ook de volledige verantwoordelijkheid voor de verwerking van de bijbehorende onderhouds- en reparatiemaatregelen.
De aanschaf van hardware en software voor lokale ERP-software gaat meestal gepaard met een relatief hoge initiële investering. In ruil daarvoor zijn de vervolgkosten bij dit licentiemodel meestal lager dan bij andere modellen.
ERP-software in de Cloud
Cloud gebaseerde ERP-software wordt als het ware gehuurd van een softwareleverancier. De hardware en software zijn nog steeds in hun bezit. Hiervoor betalen bedrijven maandelijks een vergoeding en kunnen ze gebruik maken van de software en alle bijbehorende diensten. Om deze reden wordt software-as-a-service (SaaS) vaak gebruikt in combinatie met Cloud gebaseerde software.
Andere licentiemodellen
Naast Cloud gebaseerde en lokale ERP-software hebben bedrijven ook de mogelijkheid om gehoste of hybride systemen te gebruiken. Beide alternatieven zijn een hybride van lokale software en de Cloud.
Bij gehoste ERP-software wordt de server extern gehuurd. Bij hybride ERP-software vormt een lokaal systeem de basis, die in bepaalde bedrijfsgebieden of afdelingen wordt uitgebouwd door een Cloud infrastructuur aan te sluiten.
Kosten van ERP-software
Hoeveel ERP-software kost, verschilt van systeem tot systeem. Zo zijn er gratis oplossingen met een basispakket aan functies die voldoen aan de eisen van sommige bedrijven. Maar hoe hoger de eisen die een bedrijf stelt aan geschikte ERP-software, hoe duurder het systeem doorgaans zal zijn.
Conclusie: het belang van ERP-software
Samenvattend kan worden gesteld dat planning van bedrijfsmiddelen een fundamentele ondernemerstaak is die alle soorten bedrijven op zich moeten nemen. Om overzicht te houden over de soms complexe bedrijfsprocessen en deze te optimaliseren wordt ERP-software gebruikt.
Geschikte ERP-software kan bedrijven een doorslaggevend concurrentievoordeel geven en een blijvende bijdrage leveren aan het zakelijke succes van het bedrijf.
