Archiefbeheer is het vakgebied van specialisten. Deze specialisten zijn opgeleid in het beschikbaar stellen van archieven van papier, beheer van archiefstukken en archiefdepots, archiefbewerking en archiefvorming. Binnen het archiefbeheer zijn er drie verschillende fases met allemaal onderscheidende kenmerken. De fases van een archiefbeheer zijn als volgt.
Dynamische fase
Vaak is in de dynamische fase een archief van papier nog nodig om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Er worden telkens nieuwe stukken toegevoegd vanuit het bedrijf aan het archief. Of er worden stukken uit het archief gehaald. Veel van dit soort archieven komen tegenwoordig niet vaak meer voor, omdat het allemaal gedigitaliseerd wordt.
Semi-statische fase of semi-dynamische fase
Archieven in de semi-statische fase heb je bijna niet nodig voor uitvoering van de werkzaamheden. In sommige gevallen worden de bestanddelen van het bedrijf met nieuwe papieren archieven toegevoegd na de controle en afwerking van de voltooide werkzaamheden. Het termijn van bewaren voor de vernietiging van in aanmerking komende archieven is nog niet verstreken. Soms moeten er volgens de privacywetgeving niet actuele persoonsgegevens vernietigd worden in deze fase. Een semi-statisch archief past heel goed bij een externe archiefdepot. Dit archiefdepot wordt bemand door professionele beheerders. Deze professionele archiefbeheerders kunnen zorgen dat de benodigde archieven snel beschikbaar zijn. Dit kan als een papieren archief of ingescand door middel van het toepassen van scannen on demand. Vaak maken ziekenhuizen hiervan gebruik. De meeste bedrijven en instellingen maken tegenwoordig gebruik van digitaal archiefbeheer, zodat alle dossiers veilig in de cloud bewaard worden.
Statische fase
In de statische fase komt het niet vaak voor dat documenten of archiefstukken opgevraagd of toegevoegd worden. Door het verlopen van de bewaartermijn komt het vaak voor dat een deel van het archief vernietigd dient te worden. Statisch archief is ideaal voor een externe archiefdepot. Bedrijven moeten volgens wet- en regelgeving archiefstukken bewaren. Deze archiefstukken worden vaak geborgd en beheerd door een externe archiefdepot.
Archiefbeheer zelf doen of uitbesteden?
Doordat er de overgang plaatsvindt van analoog naar digitaal bestaan er veel minder bedrijven met archieven van papier. Vandaar dat er voor het beheer bijna geen mankracht meer nodig is. Dit kan een reden zijn om een specialist in te schakelen. Specialisten van View zijn gemotiveerd en vakkundig om archieven op een goede manier te beheren. Door de jarenlange ervaring, beschikbare middelen en doorontwikkelde systemen is dit vaak veel voordeliger dan zelf doen.
